Amendée par le comité exécutif national le 15 novembre 2008
entrée en vigueur le 7 juin 2004
DÉPLACEMENTS
Reconnaissant notre rôle au sein du mouvement syndical, les membres et le personnel de la Guilde qui voyagent pour le compte du syndicat doivent, dans la mesure du possible, fréquenter des compagnies de transport et des hôtels syndiqués. De plus, le GCM encouragera la fréquentation d’installations syndiquées lorsqu’elle planifie des événements avec un employeur ou le personnel d’un organisme externe.
Tous les déplacements faits au nom de la Guilde doivent être autorisés d’avance.
La présente politique de déplacements s’applique à tous les membres de la Guilde, à ses représentants élus et à ses employés chaque fois qu’ils se déplacent pour affaires syndicales. Tout membre autorisé d’avance par le CEN (comité exécutif national), par un comité du CEN ou par un directeur de sous-section à se déplacer à l’extérieur de la région métropolitaine immédiate où réside cette personne recevra des allocations de déplacement, d’hébergement et de repas servant à couvrir les frais de repas ainsi que des allocations pour les autres dépenses encourues.
On entend par déplacement tout voyage autorisé au-delà de la région locale de résidence ou de travail de l’employé ou du membre. On entend par région locale la région métropolitaine, les limites de la ville ou de la municipalité, les régions municipales adjacentes et les emplacements adjacents que sont les aéroports, les établissements sportifs, etc.
MOYENS DE TRANSPORT
* Le bureau de la Guilde doit être avisé d’avance de tout déplacement. On doit présenter à la Guilde les détails des déplacements sur les formulaires de demande de déplacement avant que ce déplacement puisse être autorisé. Des billets électroniques sont disponibles pour la plupart des déplacements et sont souvent utilisés. Ceux-ci seront envoyés par courriel au voyageur dès que son billet est émis. Autrement, les billets seront livrés à l’adresse précisée sur le formulaire de demande de déplacement. Les billets inutilisés ont une valeur et doivent être retournés à la Guilde dès que possible.
* On prendra des arrangements par l’entremise du bureau national de la Guilde en faisant appel aux services de l’agence de voyages de la Guilde. Il faut tout faire pour choisir le moyen de transport le moins dispendieux. Quand c’est possible, on fait appel à des transporteurs syndiqués. Les membres et les employés qui préfèrent prendre des arrangements et faire des réservations par eux-mêmes peuvent le faire à condition que le bureau de la Guilde soit avisé d’avance et que les coûts ne dépassent pas ce que le syndicat ou son agence de voyages aurait dépensé. (Ceci a pour but d’éviter les surprises fâcheuses au bureau de la Guilde et éviter les coûts de double emploi résultant de la présence de plusieurs personnes à la même réunion et au même événement.)
* Si les déplacements dans une automobile personnelle vers une réunion officielle à l’extérieur de la région locale s’avèrent économiques, on versera une allocation de kilométrage conforme au taux affiché par l’Agence du revenu du Canada. Les coûts de stationnement, les frais de péage et de traversier seront également remboursés.
* Même si dans la plupart des cas, la location de voiture est moins coûteuse que de rembourser les frais d’utilisation d’une auto personnelle, les membres ne devraient pas prévoir louer une voiture à moins de pouvoir prouver que la chose est nécessaire ou moins coûteuse que les autres moyens de transport.
Déplacements locaux
* Pour les déplacements locaux, on doit utiliser le moyen de transport le plus économique qui répond aux besoins.
* Lorsque les affaires de la Guilde exigent des déplacements additionnels ou des déplacements pendant les heures de congé au sein de la région locale, différents de ce qui serait arrivé au cours des heures de travail normales d’une personne, la GCM verse une allocation de kilométrage, les frais de stationnement ou de taxi ou les frais de transport en commun.
HÉBERGEMENT
* Toute personne qui se déplace par affaires au nom de la Guilde a droit à un hébergement en chambre individuelle.
* Les personnes qui préfèrent l’hébergement chez des parents ou amis à un séjour à l’hôtel toucheront une indemnité équivalente à celle des allocations de repas en vigeur, plus les frais de transport, s’il y a lieu. La compensation totale pour hébergement et transport ne peut dépasser ce qu’il en aurait coûté pour rester à l’hôtel.
* Les membres ou les employés de la GCM qui travaillent pour le compte de la Guilde ou qui assistent à des réunions dans la même ville que leur lieu de travail doivent obtenir l’autorisation préalable du comité de gestion pour l’hébergement à l’hôtel. Les demandes au comité de gestion doivent être présentées dans un délai raisonnable avant la tenue de la réunion. Dans sa décision, le comité de gestion tiendra compte du coût du transport disponible comparativement au coût de l’hébergement et des repas à l’hôtel ainsi que de l’importance des difficultés associées à ce transport. Nonobstant ces provisions, les membres ou employés de la Guilde qui participent à des cours de formation de la Guilde seront hébergés dans un hôtel s’ils le demandent.
FRAIS DE DÉPLACEMENT
Toutes les dépenses pour déplacements d’affaires doivent être présentées au bureau de la GCM pour remboursement.
* La Guilde prévoit habituellement de se faire facturer directement par l’hôtel et paie le coût de la chambre, les taxes applicables et les appels téléphoniques locaux uniquement pour que les membres ne soient pas obligés de débourser ces coûts. Les voyageurs habituels ne sont pas obligés de faire arranger cette facturation directe.
* De plus, la Guilde rembourse les frais suivants :
* tous les appels téléphoniques d’affaires;
* les frais d’accès Internet pour affaires de la Guilde;
* les appels téléphoniques personnels à la maison à condition que le nombre et la durée des appels soient raisonnables.
Afin d’éviter les frais élevées d’appels des hôtels, on incite les membres et le personnel à utiliser des téléphones cellulaires, des cartes d’appel ou des téléphones publics.
La Guilde ne rembourse pas :
* le visionnement de films dans la chambre d’hôtel;
* les frais de minibar.
* Tout le monde (employés, directeurs, membres) qui effectue des déplacements d’affaires au nom de la Guilde doit présenter une réclamation pour frais de déplacement et présenter un compte-rendu détaillé des frais encourus, que la Guilde leur doit ou non de l’argent. Si la Guilde a accordé une avance, celle-ci doit être réconciliée avec les dépenses et la partie excédentaire, s’il y a lieu, doit être remboursée à la Guilde.
* Toutes les réclamations pour frais de déplacement doivent être accompagnées de reçus détaillés. Pour vérifier les dépenses encourues, il est nécessaire de présenter les reçus ou factures originaux en même temps que la réclamation. C’est le cas des réclamations pour frais d’hébergement à l’hôtel, pour les repas qui ne sont pas couverts par l’allocation pour repas et pour les frais de transport de surface. Les reçus de cartes de crédit ou cartes de débit non détaillés ne sont pas acceptés aux fins de remboursement des dépenses.
* Le comité de gestion décide de ce qui constitue ou non une dépense remboursable.
Avances
Quand le temps le permet, on émet sur demande une avance couvrant le coût du transport en surface à l’aide du formulaire approprié. Les allocations de repas ne sont avancées que sur demande et que pour les repas qui ne sont pas fournis. Aucune avance ne sera remise aux personnes qui ont une réclamation de frais de déplacement en cours de traitement.
ALLOCATIONS DE REPAS
L’allocation de repas sera versée lorsque les employés, les membres ou les directeurs voyagent officiellement pour les affaires de la Guilde. Elle est aussi versée aux personnes qui vivent dans la région métropolitaine où a lieu une activité de la Guilde quand le travail nécessite que ces personnes prennent leurs repas dans un endroit précis. (Ex. : Les membres d’un comité de négociation qui vivent dans une ville où la négociation a lieu peuvent réclamer une allocation de repas pour chaque repas faisant partie des sessions de négociation.)
* L’allocation de repas est de 60 $/jour. : 15 $ pour le petit-déjeuner; 15 $ pour le lunch; 30 $ pour le dîner.
* Des frais accessoires de 5 $/jour seront versés pour chaque nuit d’hébergement au cours d’un déplacement pour la Guilde.
* Aux États-Unis, l’allocation de repas de la TCA est en devise américaine et devient applicable.
* Pour les fractions de journée ou le temps passé à se rendre ou à revenir d’une activité officielle, les particuliers reçoivent une allocation pour chaque repas dont l’heure coïncide avec ces déplacements. Cette allocation de repas est sujette à une révision annuelle.
* On ne peut réclamer l’allocation de repas pour un repas fourni lors d’un événement ou d’une réunion.
AUTRES DÉPENSES D’AFFAIRES
Repas d’affaires et frais de représentation
* Les frais de représentation doivent être raisonnables et appropriés au but de travailler pour le compte de la Guilde.
* Il faut présenter les reçus originaux en même temps que la réclamation et ceux-ci doivent énumérer et fournir les raisons de la réunion.
PERSONNEL DE LA GCM
En plus de ce qui précède, les dispositions suivantes s’appliquent à tout le personnel de la GCM.
Frais de connexion Internet
* Les employés de la Guilde qui ont besoin d’accès Internet à la maison aux fins des affaires de la Guilde se feront rembourser jusqu’à 50 $/mois à condition de présenter une réclamation de frais accompagnée de reçus.
Cartes de crédit
* La GCM émettra des cartes de crédit individuelles du compte de société de la GCM à tous les délégués du personnel. Les agents administratifs sont responsables de la réconciliation de ces comptes. Ces cartes ne doivent servir qu’à des fins d’affaires.
* Les dépenses personnelles ne seront pas traitées par le bureau de la Guilde et ne doivent pas être portées aux comptes de la Guilde.
Téléphones
* Les agents administratifs de la Guilde et le président national ont droit à un téléphone cellulaire aux fins d’affaires. Tous les autres téléphones cellulaires doivent être autorisés par le comité de gestion.
Formulaires:
Voyage:
Demande de voyage/hébergement/libération syndicale : doc pdf
Demande d’hébergement et de libération syndicale : doc pdf
Demande de libération syndicale : doc pdf
Réclamation des dépenses : doc pdf
