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Comment résoudre un problème au travail

Comment le syndicat peut-il m’aider à résoudre mon problème, et quel est mon rôle?

Imaginons que vous êtes au volant de votre voiture et que vous arrivez en vue d’un panneau d’arrêt. Allez-vous arrêter? Si vous êtes comme bien des gens, la réponse honnête est probablement « ça dépend ». Ça dépend évidemment de la présence ou non d’autres automobiles. Mais ça peut aussi dépendre du fait que vous croyez ou non qu’un policier n’est pas loin et pourrait bien vous donner une contravention pour n’avoir pas respecté l’arrêt. En fait, l’existence d’une loi ne suffit pas en elle seule. La société reconnaît la nécessité de maintenir l’ordre. C’est pour cela que nous avons des agents de police.

Les membres d’un syndicat jouent un rôle semblable, en veillant à ce que l’employeur se conforme aux dispositions de la convention collective. Sans nous, la convention perdrait éventuellement toute valeur.

L’application de la convention est le moyen que nous prenons pour établir et protéger nos droits jour après jour:

• Elle veille à ce que toutes les personnes assujetties à la convention bénéficient des avantages et des protections inscrits dans notre convention au cours des négociations.
• Elle donne vie à la convention. Même lorsqu’elle a été rédigée avec soin, aucune convention collective ne peut anticiper toutes les éventualités possibles. Son application dans des situations concrètes de tous les jours en précise le sens pour nos membres.
• Elle aide à améliorer notre convention. L’application de la convention en révèle les points forts et les points faibles. Les griefs non résolus devraient permettre d’identifier les lacunes de la convention.
• À l’aide d’une publicité adéquate, elle peut développer des appuis à l’endroit de négociations à venir.
• Elle aide à organiser notre milieu de travail. Les gens seront plus portés à exercer leurs droits s’ils voient que la convention est mise en application par d’autres.
• Elle nous mérite le respect de la direction. Lorsque les responsables réalisent que nous sommes déterminés à exécuter notre convention collective, ils y pensent deux fois avant d’y contrevenir.
• Elle aide à développer un esprit communautaire parmi nos collègues. Même la meilleure convention collective n’est qu’une série de promesses. En constatant que la direction remplit ces promesses, nous pouvons gagner l’appui de nos collègues au niveau d’autres questions et bâtir un syndicat plus fort et plus efficace.

La Guilde encourage chacun de ses membres à dénoncer toute infraction à l’endroit de la convention collective. Vous pouvez le faire en parlant à un membre de l’exécutif de votre syndicat ou à un représentant de la Guilde – ou vous pouvez déposer vous-même un grief. Lisez le texte qui suit pour apprendre comment le faire.

Qu’est-ce qu’un grief?

La première question que nous devons nous demander lorsque survient un problème, c’est de savoir si ce dernier donne matière à un grief.
En théorie, le grief découle d’une dérogation aux modalités, à l’interprétation ou à l’application d’une convention. Mais comme nous le savons tous, la théorie ne suffit pas toujours; c’est pourquoi nous allons étendre un peu cette définition.

Un grief découle généralement d’une dérogation aux droits d’un employé au travail, droits qui sont habituellement – mais pas toujours – définis dans la convention collective. En considérant le grief de cette façon, il devient évident que la meilleure façon de nous préparer à défendre nos droits est de consulter le texte de la convention.

À toutes fins pratiques, nous devons donc, dans l’éventualité d’une plainte ou d’un problème, consulter en premier lieu la convention. La convention nous fournit les meilleures munitions pour résoudre les problèmes.

C’est pourquoi il est essentiel de bien connaître votre convention collective et de vous en servir de la façon la plus productive possible en rédigeant votre grief.

La convention collective représente-t-elle la seule façon de régler nos griefs? Bien sûr que non! Il reste qu’elle constitue probablement notre meilleur atout.

Un grief peut être justifié si un employeur enfreint la loi. Dans presque tous les cas, les clauses d’une convention collective ou les pratiques d’un employeur ne peuvent pas contrevenir à la loi.

Pourquoi est-il important de résoudre un problème dès que possible?

Pour résoudre un problème efficacement, il est essentiel de comprendre le processus de grief et le rôle que nous devons jouer pour assurer son bon déroulement. Ce processus débute et, idéalement, se termine au niveau du membre et de son représentant syndical, ainsi que de son superviseur ou responsable. Il n’y a pas de seconde ou de troisième étape. Pas d’arbitrage.

Très peu de griefs devraient passer à l’échelon supérieur, en encore moins devraient faire l’objet d’un arbitrage. Lorsqu’un grand nombre de griefs parvient aux échelons supérieurs du processus, on retrouve généralement des problèmes sérieux au niveau du processus même et de son utilisation. Une telle situation signale souvent l’existence de mauvaises relations entre un employeur et ses employés.

Par où dois-je commencer?

La première étape de notre processus de griefs consiste à laisser savoir à la direction que vos droits ou des dispositions de la convention ont été enfreints. Toutes nos conventions collectives contiennent des dispositions permettant à un individu ou à un groupe de rencontrer son supérieur pour loger une plainte. De plus, elles permettent toutes la présence d’un représentant syndical si vous le désirez.

L’objectif est de régler le problème le plus rapidement possible. Pour que votre intervention soit efficace, vous devez vous préparer à l’avance. Il est essentiel de noter par écrit tous les faits qui entourent la question. Voici quelques suggestions :

– tenez-vous en aux faits;
– assurez-vous de déclarer la raison et le but de votre démarche ou de votre plainte;
– expliquez la nature du problème clairement, brièvement, et de la façon la plus juste possible;
– énoncez clairement ce que vous désirez que la direction fasse pour résoudre la question.

Vous préférerez peut-être faire parvenir ces renseignements à la direction sous forme de note, avant la tenue de votre rencontre, ou encore apporter la note avec vous pour aider à guider la conversation. Vous devriez également apporter un carnet et un stylo à toutes vos réunions en compagnie de la direction, et noter les propos de chaque participant (y compris les vôtres).

Si vous le pouvez, tentez de régler le grief à cette étape. Un règlement rapide épargne temps et frustration, tout en aidant à établir une meilleure relation. N’oubliez pas qu’une fois qu’un grief est sorti de vos mains, il échappera à votre contrôle. Si l’employeur nie votre plainte ou votre grief, il devra vous répondre par écrit.

Si l’employeur ignore le grief en n’y répondant pas tel que l’exige la convention collective, le syndicat pourra alors faire passer le grief à la prochaine étape, et ainsi de suite jusqu’à ce qu’il se retrouve devant un arbitre.

Il est important de noter que nuire ou contrevenir au processus convenu de griefs est en soi une cause de grief.

Apprenez à connaître et respectez les délais prévus dans votre convention collective. Vous devez présenter votre grief en temps opportun. Chaque convention collective prévoit différents délais pour le traitement des griefs. La majorité de nos conventions précisent des échéances strictes pour les différentes étapes du processus, depuis la réalisation d’une infraction jusqu’à la présentation d’un grief par écrit. Portez attention aux clauses spécifiques de votre convention. Les journées de travail et les dates de calendrier sont deux choses différentes. La date ou vous avez pris connaissance de l’infraction est différente de la date où l’infraction a eu lieu.

Même si toutes nos conventions collectives autorisent la présentation de griefs de la part d’individus, la plupart d’entre nous ne saurions comment procéder. Même si vous décidez de ne pas demander à un représentant syndical de vous accompagner pour présenter votre plainte, nous vous recommandons d’obtenir de l’aide pour la rédaction du grief.

Pourquoi est-il important de tout noter par écrit?

Nous vivons dans une culture vocale. Nous ne pensons pas toujours à noter les choses par écrit.

Ce n’est pas ce que l’on enseigne dans les écoles de commerce ou de droit. Les superviseurs et les avocats ont été entraînés à tout noter par écrit.

Ces notes leurs permettent de contrôler ce qu’ils appellent « le dossier ». Si vous prenez part à une réunion où votre supérieur prend des notes, il y a de bonnes chances pour ces notes soient versées au dossier de la rencontre. Votre mémoire, ainsi que la leur, peut être fautive, mais les notes mentent rarement.

C’est pourquoi il est important de prendre l’habitude de noter par écrit toutes les rencontres et toutes les discussions qui concernent votre emploi. Plus important encore, prenez des notes lorsque vous présentez une plainte ou que vous discutez d’un grief éventuel.

Écrivez ce que dit votre supérieur. Ne vous occupez pas de l’orthographe; prenez simplement note de tout. Datez et signez vos notes en vue de leur consultation ultérieure.

Si votre supérieur accepter de régler un problème, demandez-lui de le déclarer par écrit. C’est une erreur de quitter la réunion sans posséder une note écrite de ce qui a été convenu. Ne vous contentez pas de laisser votre supérieur vous faire parvenir, par la suite, une copie de ses notes : conservez les vôtres et, au besoin, insistez pour que votre entente soit précisée par écrit. Si votre supérieur n’est pas d’accord avec la formulation de votre entente, au cours de la réunion, envoyez-lui par la suite une note pour confirmer votre accord. Si l’entente n’est pas respectée, envoyez-lui une autre lettre contenant le détail de l’entente initiale.

Le fait même de prendre note d’une discussion ou d’une entente communique à la direction un sens de sérieux et de professionnalisme. Les sujets pris en note sont plus susceptibles d’être résolus.

Besoin de suggestions pour prendre des notes et écrire des lettres?

La plupart d’entre nous n’écrivons pas souvent des lettres. Au travail, nos communications tendent généralement à être de nature informelle, que ce soit face à face, au téléphone, par courriel ou par note de service.

De tous les outils utiles pour résoudre un problème, aucun n’est probablement plus utile qu’une lettre ou un courriel bien structuré. Vous découvrirez que vous pouvez accomplir bien des choses en envoyant une lettre pour appuyer votre cas. Par exemple, une lettre constitue une façon claire et concise de transmettre votre point de vue à la direction. Elle fait part à la direction de vos inquiétudes et de la nécessité d’y répondre. La rédaction d’une lettre permet également d’exposer et d’étayer votre position, dans l’éventualité ou le problème soit éventuellement soumis à une instance judiciaire.

Chaque fois que vous traitez d’un problème en milieu de travail, il est extrêmement important de prendre le temps de préparer une lettre bien structurée, claire et concise :

• Elle rend difficile, pour la direction, de renier une entente;

• Elle documente les faits pour le dossier et pour un arbitrage éventuel;

• Elle contribue à établir votre crédibilité;

• Elle prouve votre sérieux au niveau de la question;

• Elle démontre votre attitude professionnelle en vue de parvenir à une solution.

Quelques règles à suivre:

• Ne perdez pas de temps. Écrivez votre lettre dès que possible après l’incident. Si jamais votre problème devait éventuellement relever du droit, vous aurez besoin d’une documentation écrite de vos gestes et de vos activités. Donnez suite à toute conversation, même défavorable, avec une lettre confirmant votre discussion.
• Écrivez comme si vous vous adressiez à une tierce partie. Un des buts d’une lettre formelle est de constituer une trace écrite de la circulation de l’information dont vous pourrez, au besoin, vous servir plus tard pour prouver vos efforts en vue de parvenir à une entente équitable. En écrivant votre lettre, gardez à l’esprit que quelqu’un d’autre – un arbitre – pourrait bien la lire plus tard.
• Limitez-vous aux faits. N’oubliez pas de mentionner la raison et le but de votre action ou de votre plainte. Exposez le problème aussi clairement, brièvement et équitablement que possible. Dans les premières et dernières lignes de votre lettre, exposez de façon claire ce que vous attendez de la direction.
• Conservez en dossier des copies de toute votre correspondance, ainsi que dans votre ordinateur à la maison. N’oubliez pas de prendre note de toute conversation, y compris la date et le nom de la personne à qui vous avez parlé.
• Évitez de proférer des insultes, des attaques personnelles ou des accusations. N’argumentez pas et ne menacez pas de déposer un grief. Encore une fois, votre premier contact devrait consister à conseiller et à aider à la réalisation d’un changement positif.

Comment formuler et déposer un grief?

Si votre plainte n’est pas résolue à votre satisfaction, notez tous les faits par écrit. Ces notes ne serviront qu’au syndicat. Vous devriez fournir le plus de détails possibles sur les faits pertinent à votre cause, ainsi que sur toute réunion en compagnie de la direction, notamment le nom des personnes présentes et ce qui s’est dit des deux côtés. Annexez à vos notes toute documentation pertinente, comme des notes de service. (Il n’est pas nécessaire de rapporter tous les moindres détails de vos rencontres avec la direction; l’important est de prendre note des grandes lignes de ce qui a été dit de part et d’autre et du nom des gens qui ont avancé les différentes positions.) Pour vous guider, servez-vous du feuillet d’information affiché sur la page de notre site Web réservée à votre sous-section (www.laguilde.ca).
Le syndicat aura recours à ces faits tout au long de la progression de votre cause; les données serviront à préparer un dossier juridique (faits, problèmes et allégations) destiné à l’arbitrage.

Ce résumé, accompagné d’un formulaire de grief de la GCM rempli (qui se trouve également sur la page de notre site Web réservée à votre syndicat), devrait être remis à un membre de l’exécutif de votre lieu de travail, qui la soumettra à la direction. Si vous hésitez à rédiger seul votre grief, un des membres de l’exécutif de votre unité locale ou un de nos employés de bureau sera heureux de vous aider.

Conseils pour rédiger le grief:

Le grief idéal est un document bref, simple et spécifique. Il doit mentionner qui est impliqué, la nature de la protestation et une demande de réparation entière. Il n’est pas nécessaire, dans le formulaire de grief, d’entrer dans tous les détails et d’inscrire toute l’argumentation. C’est au cours de rencontres avec les représentants de l’employeur que vous présenterez les détails de votre cause, ainsi que vos preuves et vos arguments. Ces réunions ont lieu pour cela.

À la suite de votre déclaration originale de protestation, inscrivez également « et toute autre clause de la convention collective pouvant être applicable ». L’ajout de ces mots nous permet d’énoncer le problème tout en bénéficiant de la protection de toute la convention plutôt que d’une seule de ses clauses.
La requête ou la demande peut souvent être couverte en inscrivant cette phrase : « Je demande pleine et entière compensation, et le rétablissement intégral de mon dossier ». Cela permet au syndicat d’obtenir pour le demandeur une réparation complète sans devoir être spécifique, et diminue le risque d’oublier quelque chose.

TEXTE D’UN GRIEF SIMPLE

« Explication du grief : Moi, Pierre Gagné, formule un grief à l’effet que l’employeur a agi en contravention avec les articles xx, xxx et xxxx de la convention collective de la GCM, ainsi qu’envers toute autre clause de la convention collective susceptible de s’appliquer, en refusant de manière déraisonnable ma demande de congé spécial de trois (3) jours afin d’être avec mon fils à l’occasion de son opération et de sa convalescence.

Réparation demandée : en vue de résoudre ce un grief, le syndicat demande que la Société :

1) Admette son infraction;

2) M’accorde réparation complète en m’accordant un congé spécial de trois jours;

3) Se conforme à tout autre recours qu’un arbitre puisse considérer approprié.»

Voulez-vous parler avec un représentant de la Guilde ? Cliquez sur le lien«nos coordonnées» en haut de la page pour trouver les coordonnés du personnel ainsi que des élus de votre sous-section.


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