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Politique : Déplacements et dépenses

Amendée par le Comité exécutif national le 26 février 2016

Étant donné que la Guilde canadienne des médias est financée exclusivement par les cotisations de ses membres, le personnel et les dirigeants s’engagent à veiller à ce que l’argent soit dépensé judicieusement.

Tout déplacement fait pour le syndicat doit être effectué essentiellement en fonction de l’activité syndicale. Si une personne ne tient pas compte de cette Politique de voyage, elle pourra être assujettie à obtenir une approbation de la direction pour tous les voyages subséquents.

En reconnaissance de notre rôle, et faisant partie de la communauté de travail, les membres de la Guilde et le personnel lorsqu’en voyage d’affaires pour le syndicat doivent utiliser les transports et les hôtels syndiqués, chaque fois qu’il est possible de le faire. En outre, la GCM encouragera l’utilisation des installations syndiquées lors de la planification des événements conjoints. Tous les voyages d’affaires de la Guilde doivent être soumis pour approbation à l’avance et autorisés avant leur réservation.

Cette Politique de voyage régit tous les membres de la Guilde, les élus et le personnel chaque fois qu’ils voyagent pour les affaires du syndicat. Tout membre autorisé à l’avance par le Conseil exécutif national (CEN), un comité du CEN ou un membre exécutif de sous-section, de voyager au-delà de la région métropolitaine locale où le membre est établi, une allocation pour le transport, l’hébergement et les indemnités de repas devra lui être fourni pour couvrir les frais de repas et les autres dépenses engagées. Toutes autres dépenses imprévues peuvent être soumises pour remboursement si ces dernières sont dûment autorisées.

Le terme « voyage » signifie tout voyage autorisé s’étendant au-delà de la région où est basé l’employé ou membre. Le terme « local » comprend normalement la région métropolitaine, ville ou limites municipales, les zones municipales adjacentes et les lieux adjacents tels que les aéroports, les stades, etc.

MODE DE DÉPLACEMENT

Le bureau de la Guilde doit être informé à l’avance de tout voyage. Un formulaire de demande de voyage qui stipule les détails du voyage doit être présenté au bureau de la Guilde avant que tout  voyage soit autorisé. Si un voyage est modifié ou annulé, le bureau de la Guilde ou l’agent de voyage devra être contacté avant le voyage et aussi tôt que possible;

Toute disposition de voyage doit être prise par le bureau national de la Guilde en utilisant l’agent de voyage de la Guilde. Dans tous les cas, le transport doit être obtenu au plus bas coût possible, dans des limites raisonnables. Le bon sens doit être utilisé pour équilibrer la commodité de voyage avec son coût. Dans la mesure du possible, les transporteurs syndiqués doivent être utilisés;

S’il est plus économique de voyager avec une voiture personnelle à une fonction officielle, en dehors de la zone locale, le kilométrage sera rémunéré au taux publié par l’Agence du revenu du Canada (ou à un tarif approuvé par le CEN). Les frais de stationnement, les frais de péage et taux de traversier seront également indemnisés;

CMG encourage les voyageurs à destination de Toronto à utiliser le moyen transport le moins coûteux possible, y compris le train Union-Pearson Express ou les routes désignées rapides vers l’aéroport du TTC à la place d’un taxi. Les taxis ne doivent être utilisés que lorsque les vols d’arrivée ou de départ sont en dehors des heures d’exploitation du transport alternatif ou si trois personnes ou plus partagent le trajet;

Toute voiture de location devrait être réservée au plus bas taux possible.

DÉPLACEMENTS LOCAUX

La forme la plus économique de transport compatible avec le besoin doit être utilisée pour le transport local;

Lorsque le travail effectué pour la Guilde nécessite des déplacements locaux supplémentaires ou un transport local en dehors des heures normales des activités de la personne, la GCM paiera le kilométrage, les frais de stationnement ou de taxi ou les frais de transport en commun.

HÉBERGEMENT

Toute personne qui effectue un voyage d’affaires pour la Guilde a droit à une chambre privée;

Ceux qui optent pour un hébergement privé avec un parent ou ami, au lieu d’utiliser un hôtel, seront indemnisés selon le taux actuel de l’indemnité de repas ainsi que l’indemnité compensatrice journaliers. Le voyageur pourra réclamer ses indemnités de repas, au même titre que s’il logerait à un hôtel. (Les repas inclus lors des activités sont exclus). Les frais de transport pourront être réclamés si ceux-ci, additionnés aux frais d’hébergement privé, en autant que la rémunération totale de l’hébergement et du transport ne dépasse pas ce qu’il en aurait coûté pour être logé à l’hôtel;

La location de chambre d’hôtel pour les membres de la GCM ou le personnel effectuant des travaux pour la Guilde, ou participant à des réunions, dans la même ville que leur milieu de travail nécessite l’autorisation préalable du Comité de gestion. Les demandes au Comité de gestion doivent être effectuées dans un délai raisonnable avant la réunion. Dans toute décision, le Comité de gestion, à titre de guide, tiendra compte du coût des transports disponibles vs la chambre et le coût de l’indemnité de repas ainsi que toute indemnité compensatrice.

La Guilde favorisera l’utilisation des hôtels ayant des tarifs préférentiels avec CMG, CBC/Radio-Canada ou WE Travel et les facturations directement à la Guilde.

FRAIS DE VOYAGE

Tous les frais de déplacement liés aux affaires de la GCM doivent être soumis au bureau de la Guilde pour remboursement.

La Guilde demande normalement à être facturée directement par l’hôtel et paie le prix de la chambre et les taxes applicables. Les membres ne sont pas obligés de supporter ce coût initial.

De plus, la Guilde remboursera les frais relatifs à:

Tous les appels professionnels et redevances d’accès Internet liés au travail pour la Guilde;

Les appels personnels à la maison à condition que le nombre d’appels et la durée soient raisonnables.

Afin d’éviter des frais d’hôtels trop élevés, les membres et le personnel sont invités à utiliser les téléphones portables ou des téléphones publics pour leurs appels.

La Guilde ne remboursera pas :

Les locations de films;

Les frais de minibar.

Toutes les personnes (personnels, dirigeants, membres) qui se déplacent pour les affaires de la Guilde, doivent déposer une demande de remboursement de frais de déplacement et réclamer toutes dépenses dans les 90 jours telle une pratique exemplaire. Les demandes de remboursement soumises plus de six mois après que les dépenses ont été engagées ne sont pas admissibles à un remboursement. Des exceptions sont envisagées que dans des circonstances atténuantes. (NOUVEAU 2015/03/28)

Toutes les demandes de remboursement doivent être accompagnées des reçus détaillés (sauf pour les allocations de repas). Afin de vérifier les dépenses engagées, il est nécessaire que les reçus ou les factures originales soient soumis avec les demandes de remboursement. Cela inclut les demandes de remboursement pour les hôtels, les repas qui ne sont pas couverts par les indemnités de repas, les frais de représentation divers ainsi que les frais de transport terrestre.

Les bordereaux de carte de crédit ou de cartes de débit non identifiés et séparés ne seront pas acceptés à des fins de remboursement.

Toute question, à savoir si une dépense est remboursable ou non, sera décrétée par le Comité de gestion.

AVANCES POUR VOYAGE

Si le temps le permet, une avance pour couvrir les coûts du voyage sera émise sur demande. Ceci est  applicable seulement pour ceux qui n’ont pas déjà une avance ou une créance.

Comme une alternative à demander une avance, les membres et le personnel sont invités à soumettre leurs dépenses immédiatement après le voyage, la Guilde fera les efforts nécessaires pour rembourser ces dépenses immédiatement.

LES INDEMNITÉS DE REPAS

L’indemnité de repas est versée lorsque le personnel, les membres ou les dirigeants voyagent officiellement pour les affaires de la Guilde. Il doit également être accordé à ceux qui vivent dans la région métropolitaine où les affaires Guilde se déroulent, dans les cas où le travail les oblige à manger dans un endroit particulier. (À titre d’exemple, les membres d’un comité de négociations qui vivent dans la ville où la négociation se déroule peuvent prétendre à une indemnité de repas pour chaque repas entouré par les séances de négociations);

L’indemnité de repas est fixée à un maximum de 60 $ par jour : composé de 15 $ pour le petit déjeuner et de 15 $ pour le dîner, 30 $ pour le souper;

Une charge d’incidence de 5 $ par jour sera versée pour chaque séjour d’une nuit lors d’un voyage d’affaires de la Guilde;

Lors d’un séjour aux États-Unis, l’indemnité de repas journalier CWA en dollars américains s’appliquera;

Pour les parties de journées ou le temps passé à voyager vers ou à partir d’une fonction officielle, les individus reçoivent une indemnité pour chaque repas qu’ils ou elles ont engagé. Cette indemnité de repas pourrait faire l’objet d’une révision annuelle.

Lorsque le repas est fourni ou payé à un événement ou une réunion, l’indemnité de repas pour ce repas ne peut être réclamée.

AUTRES DÉPENSES D’AFFAIRES

Repas d’affaires et divertissement (c.-à-d. représentations effectuées par le CEN ou les représentants syndicaux)

Le divertissement de service devrait être raisonnable et approprié et dans le but de faire un travail lié à la Guilde;

Les reçus originaux doivent être soumis et accompagner les réclamations. Ces derniers décriront qui a participé et le but de l’activité.

PERSONNEL DE LA GUILDE

En plus de ce qui précède, les dispositions suivantes s’appliquent uniquement au personnel de la GCM.

Les frais de connexion à Internet

Le personnel de la Guilde nécessitant un accès Internet à la maison à des fins de travail pour la Guilde sera remboursé jusqu’à 50 $ par mois à condition qu’une demande de remboursement soit présentée avec les reçus appropriés.

Cartes de crédit

La GCM émet des cartes de crédit individuelles sous un compte d’entreprise de la Guilde à tous les représentants syndicaux. Les représentants syndicaux sont responsables de concilier ces comptes. Ces cartes devraient être utilisées uniquement à des fins d’affaires.

Les dépenses personnelles ne seront pas traitées par le bureau de la Guilde et ne doivent pas être imputées au compte de la Guilde.

Téléphones

Un téléphone cellulaire sera fourni aux représentants syndicaux de la Guilde et à la présidente nationale à des fins d’affaires. Tous les téléphones portables supplémentaires doivent être autorisés par le Comité de gestion.

Technologie de communication

Pour réduire les coûts, et lorsque possible, plutôt que de se déplacer physiquement, les solutions technologiques devraient être explorées en ce qui concerne les réunions.

FORMULAIRES EN LIGNE

Formulaire de demande de voyage

Formulaire de réclamation des dépenses

 

 

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